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Bons cadeaux pour hôtels, spas et restaurants

Vos bons cadeaux, de la main à la main.

Koha crée vos bons à la charte de la maison, les envoie par e-mail et les contrôle au comptoir d’un scan. Chaque geste laisse une trace, du règlement à la validation.

Demander une démoVoir le parcours
  • QR code signé
  • Validation sur mobile
  • Journal d’audit

Pensé en Polynésie française

Koha est un logiciel en ligne de gestion des bons cadeaux, édité à Tahiti par Devlab pour les hôtels, spas et restaurants de Polynésie française. L’établissement crée des bons PDF à sa charte, les envoie par e-mail avec un lien de téléchargement sécurisé, les contrôle au comptoir par QR code signé et garde la trace de chaque geste.

Sans outil

Offrir est simple. Retrouver l’est moins.

  1. Le carnet à souche

    Le bon part avec le client, la souche reste au fond d’un tiroir. Le jour où il revient, personne ne sait s’il a déjà servi.

  2. Le tableur partagé

    Une ligne par bon, saisie à la main, corrigée par plusieurs personnes. La bonne version dépend de qui l’a ouvert en dernier.

  3. Le comptoir à l’aveugle

    Un client tend un bon. Authentique, expiré, déjà consommé ? On l’accepte en espérant bien faire, et le soir, rien ne dit qui l’a accepté.

Le parcours

Du comptoir au comptoir, un seul fil.

  1. Créer

    Le bon naît à la charte de la maison.

    Un montant libre ou une prestation du catalogue, à l’unité ou en lot. Vous renseignez le bénéficiaire, l’acheteur et le règlement. Les CGV acceptées sont archivées avec le bon.

    • Montant en FCFP ou prestation
    • Plusieurs bons dans un même lot
    • Règlement enregistré ou en attente

  2. Délivrer

    Il arrive par e-mail, prêt à offrir.

    Dès que le règlement est confirmé, le destinataire que vous avez choisi, bénéficiaire ou acheteur, reçoit un e-mail avec un lien sécurisé vers le bon en PDF. Tant que le paiement reste en attente, rien ne part.

    • PDF à votre modèle, QR en place
    • Lien de téléchargement sécurisé
    • Renvoi de l’e-mail en cas d’oubli

  3. Contrôler

    Au comptoir, un scan suffit.

    Le QR se lit depuis un mobile. Koha vérifie sa signature et l’état du bon, sans rien consommer. La validation le passe ensuite à Utilisé, avec la signature du client si vous la demandez.

    • Vérification sans consommation
    • Validation en une fois
    • Signature du client facultative

  4. Tracer

    Chaque geste laisse une ligne.

    Création, règlement, envoi, validation : tout est horodaté avec son auteur. Sur un poste partagé, chacun se déverrouille avec son PIN, et l’action porte son nom.

    • Journal d’audit horodaté
    • Opérateurs identifiés par PIN
    • Incidents d’envoi suivis

Les fonctions

Le nécessaire, bien fait.

  • Vos modèles PDF

    Importez le gabarit de la maison, placez le QR et les champs, vérifiez l’aperçu. Le bon porte votre papier, pas le nôtre.

  • Commandes groupées

    Plusieurs bons, plusieurs prestations, un seul lot. Le règlement et l’envoi se traitent ensemble.

  • Règlement tracé

    Carte, espèces, virement : le moyen et la référence sont enregistrés. Un bon en attente de paiement ne se délivre pas.

  • Contrôle sur mobile

    Le QR se vérifie avec le téléphone du comptoir. Un bon annulé, expiré ou déjà utilisé est refusé.

  • Chiffres et exports

    Indicateurs clés, chiffre d’affaires mensuel et exports CSV pour la comptabilité.

  • Un catalogue à votre image

    Chaque pôle range ses prestations par catégorie, spa, chambres ou restauration, avec tarif, validité, CGV et champs personnalisés.

  • Postes partagés

    Un PIN individuel par opérateur sur le poste commun.

  • Journal d’audit

    Qui a fait quoi, et quand.

  • Outils RGPD

    Consentements, durées de conservation, anonymisation.

  • Newsletter

    Inscription en double opt-in, désinscription à tout moment.

Par métier

À chaque métier, ses clés.

Direction

Vous gardez la main sur toute la maison.

  • Pôles, paramètres et comptes
  • Journal d’audit
  • Outils RGPD

Des accès en lecture seule complètent la matrice, pour la finance comme pour les équipes de terrain.

Sécurité

Un bon a de la valeur. Il se protège comme tel.

Chaque bon est signé, chaque personne est identifiée, chaque action est écrite quelque part. Et c’est vous qui fixez la durée de conservation des données personnelles.

  • QR code signé

    Chaque QR porte une signature propre à votre instance. Un code altéré est refusé au contrôle, un bon déjà utilisé aussi.

  • Double authentification et sessions

    Double authentification exigible pour les administrateurs, sessions révocables, comptes suspendus sans être effacés. Un changement de rôle déconnecte le compte.

  • Journal d’audit

    Les actions sont consignées avec leur auteur et leur heure, y compris sur un poste partagé déverrouillé par PIN.

  • Outils RGPD

    Consentements recueillis à l’émission, durées de conservation, anonymisation des données personnelles. Un bon anonymisé ne peut plus être validé.

Koha vous donne les outils. Votre politique de conservation reste la vôtre.

Questions

Ce qu’il faut savoir, limites comprises.

  • Koha encaisse-t-il les paiements par carte en ligne ?

    Non. Koha enregistre le règlement reçu par votre équipe, par carte, en espèces ou par virement, avec sa référence. Tant qu’il n’est pas confirmé, le bon reste en attente et ne part pas.

  • Mes clients peuvent-ils acheter un bon seuls, sur un site ?

    Pas avec Koha. Il n’y a ni boutique publique ni compte acheteur. Les bons sont émis par votre personnel, qui reste l’interlocuteur du client du début à la fin.

  • Peut-on gérer plusieurs établissements au même endroit ?

    Chaque établissement dispose de sa propre instance. À l’intérieur, les pôles séparent vos activités, avec leur catalogue, leurs équipes et leurs bons.

  • Quels bons peut-on émettre ?

    Un montant libre en FCFP ou une prestation de votre catalogue, à l’unité ou en lot, y compris plusieurs prestations dans une même commande. Un bon se valide en une seule fois, pour sa totalité.

  • Le PDF peut-il reprendre notre charte ?

    Oui. Vous importez vos propres modèles, puis vous placez le QR et les champs où vous le souhaitez. Une catégorie ou une prestation peut avoir le sien.

  • Que faut-il au comptoir pour contrôler un bon ?

    Un mobile avec son appareil photo suffit pour lire le QR. Sur un poste partagé, chaque opérateur se déverrouille avec son PIN, et ses validations portent son nom.

  • Et si un bon est présenté deux fois ?

    La première validation le passe à Utilisé. À la seconde présentation, le contrôle le signale comme déjà utilisé et refuse la validation. L’historique dit quand et par qui il a servi.

  • Comment démarrer ?

    Demandez une démo. Nous suivons ensemble un bon, de sa création à sa validation, puis nous regardons comment installer votre catalogue, vos modèles et vos équipes.

Vos bons méritent mieux qu’un carnet.

Demander une démo

Racontez-nous comment vous offrez aujourd’hui. Nous vous montrons le même bon, de sa création à sa validation.

Au programme : création d’un bon, envoi par e-mail, contrôle au comptoir et journal d’audit.

Ou écrivez-nous : contact@devlab.io